Em busca de um Ecossistema de Comunicação Interna vivo, dinâmico e efetivo

Tão importante quanto pensar a Comunicação Interna como ela é, é refletir como ela poderá ser.

Todo desconforto traz algo que precisamos mudar. Que inquietação você sente hoje em relação à comunicação interna (CI) de sua empresa? É o excesso de mensagens, a demanda por uma melhor coordenação de iniciativas, o desejo de uma atuação cada vez mais proativa e estratégica, ou mesmo a incerteza sobre se todo esforço está realmente gerando resultados relevantes?

A verdade é que temos que lidar com o mundo tal como ele é. Tenho conduzido dezenas de diagnósticos nos últimos anos em empresas nacionais e multinacionais de diversos mercados e portes. Conhecido iniciativas feitas com muito esmero: canais bem elaborados, campanhas interativas e eventos de alto nível. Porém, executivos e colaboradores muitas vezes seguem com a percepção de que o processo não funciona bem. E a causa com certeza vai além daquilo que é produzido. Comunicação interna não é produto de uma área. É processo de toda empresa. Vai além do Sistema de Canais e Iniciativas. É um Ecossistema.

Um ecossistema saudável é vivo e dinâmico, equilibrado e autossuficiente. Todos os atores e sistemas são interdependentes e não há prioridade entre os elementos.

Quando a gente projeta isso para nossa atuação em CI, trata-se de desenvolver uma arquitetura que capture o máximo de valor possível desse processo natural, que é a comunicação fluindo pela empresa. Um ecossistema propositivo e multidimensional que permeie as diversas camadas da organização, perfis de públicos e níveis hierárquicos, por meio de canais corporativos e formas cotidianas de se comunicar.

Como promover um Ecossistema de Comunicação Interna sadio?

É uma jornada contínua, a partir de uma premissa simples: estimular positivamente meios, emissores e mensagens.

Num olhar mais próximo, atuando no universo em que já estamos inseridos

1. Como arquitetos, para estruturar e aprimorar um sistema efetivo de canais internos. Isso passa sobretudo pela orquestração dessas iniciativas, em um Sistema Omnichannel de Canais. Em vez de trabalhar em paralelo, os canais de comunicação e seus recursos de suporte são projetados para cooperar, de forma que a experiência de alguém que escolher se engajar em mais de um canal seja mais eficiente e agradável do que usar canais únicos de maneira isolada.

Neste sistema, com limites de atuação bem definidos, os meios devem proporcionar que a informação flua de forma descendente, quando a empresa dá o foco ao colaborador do que é mais importante; ascendente, quando o funcionário procura informações de seu interesse; e horizontal, em que todos têm a possibilidade de gerar conteúdos para todos.

2. Como facilitadores, empoderando, instrumentalizando e apoiando emissores para que usufruam do potencial da comunicação para gerar valor às pessoas e ao negócio. Emissores como os vários níveis de liderança, as áreas da empresa, os agentes de comunicação, os influenciadores internos e os demais colaboradores, que alimentam a conversa nos múltiplos estratos da empresa.

Ao compreender as demandas de atuação e, por consequência, de comunicação desses emissores, podemos cultivar (e cocriar) espaços que contribuam com o atendimento dessas demandas. Espaços em que cada emissor conheça sua importância, responsabilidade e como comunicar – quem fala o quê, onde e quando -, questões relevantes para promover um ecossistema mais equilibrado.

3. Como produtores de mensagens prioritárias, de maneira propositiva. Além de atraentes e fáceis de consumir, que essas mensagens busquem, por meio de sua linguagem e didática, construir algo bom – e não apenas evitar algo ruim, por exemplo. Quando têm sentido para as pessoas e são apresentadas em um calendário balanceado, mensagens unificadoras promovem motivação intrínseca, autoestima, resiliência e bons relacionamentos.

É um convite para irmos além das regras e orientações, importantes de serem ditas, compartilhando valores que vão fazer a diferença positiva para colaboradores, clientes ou sociedade.

Nos próximos meses, iremos trazer aqui no blog um pouco mais de cada uma dessas frentes. E brilha o olho saber o tanto de oportunidades que ainda temos para estruturar, gerenciar e promover, neste primeiro olhar, um Ecossistema de CI cada vez mais vivo e dinâmico.

Avistando mais além, para transformações ainda maiores

E quando a gente enxerga um pouco mais o poder que a comunicação tem para iluminar os caminhos do entendimento, do desenvolvimento e da colaboração, chegamos a uma visão ainda mais ambiciosa de atuação: construir uma verdadeira cultura de comunicação dentro das empresas.

E sabemos o quão grande é este desafio. Peter Drucker já dizia que 60% dos problemas nas organizações acontecem por falhas na comunicação. A 27ª CEO Survey (2024), conduzida pela PwC com 4.700 líderes empresariais de todo o mundo, incluindo o Brasil, apontou que uma média de 40% do tempo gasto em reuniões, processos administrativos e e-mails é ineficiente e uma estimativa conservadora do custo dessa ineficiência seria equivalente a um imposto voluntário de US$ 10 trilhões sobre a produtividade, o que representa 7% do PIB Global.

Já imaginou se conseguirmos contribuir com uma redução de parte relevante dessa ineficiência na comunicação que acontece no dia a dia? É possível fazer isso também atuando com os meios, emissores e mensagens:

• Meios: contribuindo com metodologia e tecnologia para torná-los mais efetivos, sejam meios digitais, como vídeo conferência, chat, e-mails e pastas de compartilhamento, ou as ferramentas mais originais, como o face a face, as reuniões e os eventos, entre outros.
• Emissores (todos os colaboradores são): ajudando-os a desenvolver a escuta, empatia e conexão, a capacidade de planejar e expressar mensagens de forma assertiva e a postura de ser o exemplo dessas mensagens que querem transmitir.
• Mensagens: estimulando as pessoas a terem essa visão cada vez mais ampliada (e unificadora). Emprego, setor, unidade, empresa, sociedade e mundo são interdependentes. Quando as pessoas enxergam e constroem juntas um curso de ação para algo maior, isso catalisa o seu engajamento para este futuro.

A pergunta que fica é: quando será o momento de atuarmos com mais força na comunicação cotidiana de todos na empresa? São reflexões que podemos juntos encontrar os caminhos.

A hora da virada

O primeiro passo exige coragem. Os demais, disciplina. Os líderes de comunicação, além de mensageiros, se tornam cada vez mais arquitetos e facilitadores de processos de comunicação na empresa. E não tem resposta pronta. A gente vai buscando essa evolução passo a passo, na tentativa e erro, com muita mensuração para ver o que está ou não dando certo. O importante é não parar. Falhar é não tentar.

A gente acredita que a comunicação interna harmoniza as relações e conecta as pessoas para um ciclo verdadeiro, contínuo e maduro de evolução empresarial e pessoal. Com comunicação, a gente pode ajudar para que o trabalho seja também, e cada vez mais, fonte de vitalidade para os profissionais. E catalise o futuro que queremos criar. Um futuro em que cada organização e indivíduo queira dar o seu melhor, para suas vidas e para o mundo. Com a certeza de que estamos todos a serviço de algo maior, e que isso também vai ser bom para cada um de nós.

Sabemos que não estamos sozinhos nessa jornada. Tem muita gente competente que já está enxergando com clareza essa virada. Vamos juntos?

Thierry Pignataro
CEO da CI Consultoria*

*Estruturou os conceitos Ecossistema de Comunicação Interna e Sistema Omnichannel de Canais de Comunicação Interna, em 2021.